Trouver l’information recherchée parmi les documents accumulés dans OneDrive prend parfois plus de temps que la préparation du dossier lui-même. Copilot facilite ce travail avec des outils permettant de résumer, de poser des questions et de comparer des documents sans ouvrir les fichiers un par un. Les nouvelles fonctionnalités OneDrive de Microsoft incluent également des tâches telles que l'organisation des dossiers et la préparation de rapports HTML à partir de documents existants. Cependant, les outils que vous pouvez utiliser sont déterminés par le type de votre compte et la licence dont vous disposez.
Ce guide est basé sur les étapes Web de la documentation de support actuelle de Microsoft. Les commandes ci-dessous sont des exemples que vous pouvez adapter à vos propres fichiers. D'autant plus que de nouvelles fonctionnalités d'entreprise continuent d'être déployées, il est possible que toutes les options sur votre écran n'apparaissent pas en même temps.
Quel abonnement est requis pour OneDrive Copilot ?
Le document de demande de fichiers de Microsoft répertorie les abonnements Microsoft 365 Personnel, Famille et Premium parmi les forfaits individuels pris en charge. Pour un compte professionnel ou scolaire, une licence Microsoft 365 Copilot est requise. Le simple fait de disposer d'un stockage OneDrive ne signifie pas que vous pouvez utiliser tous ces outils.
Les utilisateurs Famille et Premium doivent également faire attention au propriétaire de l’abonnement. La description OneDrive de Microsoft et la page d'assistance Premium indiquent que les fonctionnalités d'IA sont limitées au propriétaire de l'abonnement. Rejoindre un groupe familial et profiter du stockage ne signifie pas que vous bénéficiez des mêmes droits Copilot.
Pour la nouvelle expérience qui organise les dossiers et crée des rapports HTML, Microsoft nécessite la version Web de OneDrive Entreprise et une licence Microsoft 365 Copilot. Ainsi, voir le bouton récapitulatif dans votre compte personnel n’indique pas que ces nouvelles fonctions sont arrivées dans votre compte.
Comment résumer les fichiers OneDrive avec Copilot ?
Pour commencer, ouvrez simplement OneDrive depuis le navigateur. Vous pouvez travailler avec des fichiers pris en charge tels qu'un document Word, un tableau Excel, une présentation PowerPoint ou un PDF. Les photos et vidéos ne sont pas incluses dans les processus de synthèse des dossiers et d’interrogation décrits ici.
- Connectez-vous à OneDrive avec le compte auquel votre licence est liée et ouvrez le dossier correspondant.
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez résumer. Vous pouvez également marquer jusqu'à cinq fichiers que vous souhaitez évaluer ensemble.
- Appuyez sur le bouton Copilot en bas à droite de la page et Résumer ce dossier Utilisez l'option. Pour un seul fichier, survolez le fichier et cliquez sur le menu Copilot. En résumé Vous pouvez également choisir la commande.
- Lorsque le résumé s'ouvre poser une question Précisez les détails souhaités.
Par exemple, vous pouvez sélectionner les notes d'une réunion produit et dire : « Résumez les décisions prises, les responsables et les dates de livraison sous des rubriques distinctes. N'ajoutez pas de date qui n'est pas écrite dans le document. Ainsi, au lieu d’une synthèse générale, vous souhaitez une conclusion qui vise à trouver des pistes de suivi après la réunion. La comparaison des dates et des noms des responsables dans le résumé avec le document source facilite également le contrôle.
La documentation d'assistance actuelle de Microsoft présente également les raccourcis Copilot pour l'Explorateur de fichiers Windows. Cependant, le changement signalé dans notre actualité concernant la suppression de certains menus Copilot dans Windows montre que ces raccourcis ne sont pas permanents. Pour cette raison, il est plus pratique de suivre les procédures du guide via la version web.
Comment donner une commande lors de l'édition d'un dossier avec Copilot ?
Si la nouvelle expérience entreprise est arrivée dans votre compte, vous pouvez demander à Copilot d'organiser vos fichiers en fonction de votre façon de travailler. Cependant, au lieu de faire un premier essai dans une grande archive partagée, il serait plus contrôlé de commencer avec un petit dossier de travail contenant des copies de quelques fichiers. Déplacer et renommer peut également affecter la présentation des fichiers à laquelle vos coéquipiers sont habitués.
Informez d’abord le copilote de votre destination. L'exemple « Proposer un plan de dossiers pour ces fichiers de projet sous les rubriques Recherche, Notes de réunion et Rapports. Pas encore de déplacement ou de suppression de fichiers » incarne votre attente. Une fois que vous avez examiné la proposition et clarifié quel document va où, demandez uniquement les aménagements que vous jugez appropriés. Il s'agit d'exemples d'instructions, et non d'une recette d'automatisation toute faite qui donne le même résultat sur chaque compte.
Après le processus, ouvrez vous-même les dossiers et vérifiez l'emplacement des fichiers. Si le contenu d'un fichier a changé, consultez son historique de versions ou s'il a été supprimé, consultez la corbeille. Déplacez le fichier qui a été déplacé vers le mauvais emplacement vers le bon dossier. Conservez les copies initiales jusqu'à ce que vous vérifiiez la nouvelle mise en page.
Comment préparer un rapport avec Copilot dans OneDrive ?
Dans l'expérience Web d'entreprise prise en charge, Copilot peut convertir les informations contenues dans les fichiers en une nouvelle présentation, un rapport PDF ou HTML. HTML est un format dans lequel vous pouvez afficher le rapport dans le navigateur. Indiquer clairement l'étendue du travail et les documents qui seront utilisés pour ce processus permet d'éviter que des informations non pertinentes ne faussent le résultat.
Par exemple, à l'aide de tableaux de ventes mensuels et de notes de réunion, vous pouvez préparer la requête suivante : « Créez un rapport HTML pour l'évaluation d'octobre à partir de ces fichiers. Affichez les résultats des ventes, le travail terminé et les tâches du mois prochain dans des sections distinctes. Spécifiez sur quel fichier chaque résultat numérique est basé. » Une fois la sortie préparée, vous pouvez essayer de modifier les en-têtes, la disposition des tableaux ou la longueur des descriptions avec de nouvelles commandes.
Avant de partager le rapport, vérifiez les tableaux sources, en particulier les totaux, la plage de dates et les devises. Avoir la même vente dans deux documents peut produire un total incorrect. Au lieu de remplir les données manquantes avec des conjectures, demandez-leur de les marquer comme manquantes sur le rapport. Si vous envisagez d'ouvrir le fichier en dehors de l'équipe, vérifiez également les autorisations de partage.
Que faire si le bouton Copilot n'est pas visible ?
Vérifiez d'abord que vous êtes connecté au bon compte et que votre abonnement est actif. Essayez ensuite la version Web avec un fichier pris en charge. Vous pouvez vérifier l'attribution de la licence dans le compte professionnel et les paramètres Copilot de l'organisation avec votre administrateur informatique. Si la modification du dossier n'apparaît pas pendant l'exécution de la synthèse, le déploiement de la nouvelle expérience d'entreprise n'est peut-être pas encore arrivé dans votre compte. Dans ce cas, il est plus judicieux de vérifier l’étendue de la licence et l’état du déploiement plutôt que de réinstaller l’application.
Image de couverture : Microsoft. Utilisé avec la permission de Microsoft. Placement éditorial : Teknoblog.
